امروزه بخش بزرگی از خریدهای روزانه ما با ابزارهای پرداخت الکترونیکی انجام می‌پذیرد. به همین دلیل یادگیری کار با پایانه فروش برای هر صاحب کسب‌وکاری اهمیت زیادی دارد. این نوشتار یک راهنمای استفاده از کارتخوان برای مبتدیان است تا اصول اولیه را به راحتی یاد بگیرند. ما در این مطلب تمامی گام‌ها را از روشن کردن اولیه تا انجام تراکنش‌های موفق به زبانی ساده توضیح می‌دهیم. با مطالعه این مطلب، هرگونه ابهام شما درباره استفاده از دستگاه‌های پوز برطرف می‌گردد.

اهمیت آموزش و راهنمای استفاده از کارتخوان برای فروشگاه‌ها

بسیاری از مشتریان تمایلی به حمل پول نقد ندارند. آن‌ها ترجیح می‌دهند خریدهای خود را با کارت‌های بانکی انجام دهند. تسلط فروشنده بر کارکرد دستگاه پوز، سرعت خدمت‌رسانی را افزایش می‌دهد. این امر اعتماد خریداران را به کسب‌وکار شما جلب می‌کند.

امروزه فناوری‌های مالی تنوع بسیار زیادی پیدا کرده‌اند. برخی فروشگاه‌ها علاوه بر دستگاه‌های سنتی، از دستگاه‌ های کش لس نیز استفاده می‌نمایند. این پایانه‌های غیرنقدی به مشتریان در انتقال وجه سریع کمک شایانی می‌کنند. بنابراین آشنایی با فناوری‌های مختلف پرداخت، یک ضرورت برای تجارت نوین محسوب می‌گردد. در ادامه‌ این مطلب، مراحل کار را از صفر با هم بررسی می‌کنیم.

گام اول: روشن کردن و راه‌اندازی در راهنمای استفاده از کارتخوان

پیش از آغاز کار با دستگاه، باید فرآیند آماده‌سازی فیزیکی آن را به درستی طی کنید. این بخش شامل قرار دادن سیم‌کارت، تامین شارژ باتری و قرار دادن کاغذ چاپگر است.

قرار دادن صحیح سیم‌کارت در شیار مخصوص

جاگذاری سیم‌کارت یکی از چالش‌های اصلی برای کاربران مبتدی است. دستگاه‌های کارت‌خوان سیار معمولاً چندین شیار در پشت بدنه خود دارند. شما باید سیم‌کارت را دقیقاً درون شیاری بگذارید که علامت “سیم” روی آن قرار دارد. قرار دادن سیم‌کارت در شیار “سم” ارتباط شبکه را برقرار نمی‌سازد. برای انجام این کار، ابتدا مراحل زیر را دنبال نمایید:

  • دستگاه پوز را به طور کامل خاموش کنید.
  • درپوش پشتی دستگاه را باز نمایید.
  • باتری را با احتیاط از جایگاه خود خارج کنید.
  • سیم‌کارت را با توجه به جهت برش آن درون شیار طلایی قرار دهید.
  • از سیم‌کارت‌های اعتباری فعال با شارژ کافی استفاده کنید. سیم‌کارت‌های دائمی گاهی اوقات در اتصال به شبکه بانکی اختلال ایجاد می‌کنند.

شارژ باتری و روشن کردن کارت‌خوان

پیش از اولین استفاده، باتری دستگاه را به مدت ۲ تا ۴ ساعت شارژ کنید. برای این کار حتماً آداپتور اصلی موجود در جعبه را به کار ببرید. شارژرهای متفرقه تلفن همراه آسیب جدی به برد اصلی کارت‌خوان وارد می‌سازند. پس از اطمینان از شارژ باتری، دکمه پاور را بفشارید. این دکمه معمولاً به رنگ قرمز است یا در بخش کناری بدنه قرار دارد. دکمه را چند ثانیه نگه دارید تا صفحه نمایش روشن گردد. دستگاه به صورت خودکار فرآیند جستجوی شبکه را آغاز می‌نماید. پس از چند ثانیه، علامت آنتن روی صفحه ظاهر می‌گردد.

قرار دادن رول کاغذ حرارتی

چاپگر دستگاه برای صدور رسید به کاغذ نیاز دارد. محفظه چاپگر معمولاً در بالای صفحه نمایش قرار دارد. درب این محفظه را به آرامی به سمت بالا بکشید. رول کاغذ حرارتی را به گونه‌ای قرار دهید که سمت براق آن به سمت خودتان باشد. اگر کاغذ را برعکس درون چاپگر بگذارید، دستگاه فاکتور سفید چاپ می‌کند. پس از قرار دادن رول، چند سانتی‌متر از کاغذ را بیرون بگذارید. در نهایت درب چاپگر را محکم ببندید.

گام دوم: انجام تراکنش خرید در راهنمای استفاده از کارتخوان

بخش اصلی کار با پایانه فروش، ثبت تراکنش خرید مشتریان است. این فرآیند مراحل مشخصی دارد که باید با دقت آن‌ها را انجام دهید.

کشیدن یا وارد کردن کارت بانکی

کارت‌های بانکی امروزی دارای نوار مغناطیسی یا تراشه‌های الکترونیکی هستند. شما می‌توانید کارت را از شیار کناری دستگاه بکشید. جهت نوار مغناطیسی پشت کارت باید رو به سمت دستگاه باشد. در دستگاه‌های جدیدتر، کارت را از قسمت پایینی وارد دستگاه نمایید. حسگرها اطلاعات کارت را به سرعت بررسی می‌کنند.

وارد کردن دقیق مبلغ تراکنش به ریال

بزرگ‌ترین اشتباه مبتدیان، عدم تسلط بر تبدیل تومان به ریال است. سیستم‌های بانکی کشور مبالغ را بر پایه ریال ثبت می‌نمایند. بنابراین شما باید همیشه یک صفر به مبلغ تومان اضافه کنید. به عنوان مثال، اگر هزینه کالا پنجاه هزار تومان است، باید عدد ۵۰۰۰۰۰ (پانصد هزار ریال) را وارد کنید. همیشه پیش از تایید نهایی، تعداد صفرهای روی صفحه نمایش را با دقت بخوانید.

وارد کردن رمز کارت و ثبت نهایی تراکنش

پس از ثبت مبلغ، دکمه سبز رنگ (تایید) را فشار دهید. اکنون دستگاه از خریدار می‌خواهد رمز کارت خود را وارد کند. برای رعایت حریم خصوصی، صفحه کلید را به سمت مشتری بگیرید. پس از وارد کردن رمز چهاررقمی، دوباره کلید تایید را بفشارید. دستگاه از طریق شبکه با بانک صادرکننده کارت ارتباط برقرار می‌نماید. این فرآیند معمولاً کمتر از ۵ ثانیه به طول می‌انجامد.

دریافت رسید تراکنش موفق

در صورت تایید پرداخت توسط بانک، چاپگر شروع به کار می‌کند. ابتدا دستگاه یک نسخه رسید مخصوص مشتری چاپ می‌نماید. با فشردن مجدد دکمه سبز، رسید دوم برای فروشگاه چاپ می‌گردد. حتماً عبارت «تراکنش موفق» را روی رسید بررسی کنید. تنها با مشاهده این عبارت، فرآیند خرید پایان می‌یابد.

گام سوم: انجام سایر تراکنش‌ها در راهنمای استفاده از کارتخوان

پایانه‌های فروش علاوه بر خرید کالا، خدمات مالی دیگری نیز ارائه می‌دهند. شما می‌توانید از این منوها برای کارهای روزمره استفاده کنید.

دریافت موجودی حساب بانکی

گاهی اوقات مشتریان می‌خواهند مانده حساب خود را بدانند. برای این کار ابتدا کارت را در دستگاه بکشید. از منوی ظاهر شده روی صفحه نمایش، گزینه «موجودی» را انتخاب نمایید. پس از وارد کردن رمز اول کارت، دستگاه موجودی را روی کاغذ چاپ می‌کند.

چاپ مجدد آخرین رسید و گزارش‌گیری

اگر به دلیل اتمام ناگهانی کاغذ، رسید تراکنش چاپ نگردد، از این گزینه استفاده کنید. کلید منو یا دکمه‌های عملکردی را فشار دهید. گزینه «چاپ مجدد آخرین تراکنش» را انتخاب کنید. دستگاه فاکتور قبلی را مجدداً چاپ می‌نماید. همچنین در پایان روز کاری، می‌توانید گزارش فروش خود را دریافت دارید. این گزارش به حسابرسی دقیق مغازه شما کمک فراوانی می‌کند.

خرید شارژ و پرداخت قبوض خدماتی

این ابزارها امکان خرید شارژ مستقیم و پرداخت قبوض را فراهم می‌سازند. برای پرداخت قبض، شناسه قبض و شناسه پرداخت را در منوی مربوطه وارد نمایید. پس از تایید مبلغ، رمز کارت را بزنید تا دستگاه عملیات پرداخت را به پایان برساند.

آشنایی با انواع دستگاه‌ها در راهنمای استفاده از کارتخوان

بازار تجهیزات پرداخت گزینه‌های متنوعی را پیش روی شما قرار می‌دهد. شناخت این گزینه‌ها انتخاب مناسب‌ترین دستگاه را آسان‌تر می‌کند.

  • کارت‌خوان اندرویدی: این دستگاه‌ها مجهز به صفحه نمایش لمسی و سیستم‌عامل هوشمند هستند. شما می‌توانید نرم‌افزارهای حسابداری خود را روی آن‌ها نصب نمایید. این ویژگی سرعت مدیریت کالاها و پرداخت را دوچندان می‌سازد.
  • دستگاه‌ های کش لس: این پایانه‌ها برای انتقال وجه بدون پول نقد کاربرد دارند. مطب‌های پزشکی، دفاتر اداری و صرافی‌ها از این ابزار استقبال فراوانی می‌کنند. این دستگاه‌ها قابلیت کارت به کارت و پرداخت قبوض را بدون چالش‌های مالیاتی پایانه‌های فروش عادی ارائه می‌دهند.
  • کارت‌خوان استوک: صاحبان کسب‌وکارهای نوپا معمولاً مایل به کاهش هزینه‌های اولیه هستند. خرید دستگاه‌های استوک یا کارکرده بازسازی‌شده، انتخابی بسیار هوشمندانه و اقتصادی به شمار می‌رود. این تجهیزات کارکردی دقیقاً مشابه مدل‌های نو دارند.
  • لوازم جانبی کارت‌خوان: برای نگهداری بهینه و افزایش طول عمر دستگاه خود، تهیه این لوازم را فراموش نکنید. کیف‌های محافظ ضربه‌گیر، پایه‌های رومیزی و کابل‌های شارژ اصلی جزو این گروه هستند.

عیب‌یابی و نگهداری بر اساس راهنمای استفاده از کارتخوان

کارت‌خوان‌ها به عنوان ابزارهای الکترونیکی، گاهی دچار اختلالات جزئی می‌شوند. با شناخت کدهای خطا، خودتان می‌توانید این مشکلات را رفع نمایید.

رفع خطای عدم آنتن‌دهی و عدم ارتباط با مرکز

اگر دستگاه خطای ارتباطی نشان دهد، ابتدا وضعیت آنتن را بررسی کنید. در دستگاه‌های سیم‌کارتی، میزان اعتبار شارژ سیم‌کارت را کنترل نمایید. سیم‌کارت درون پوز باید حداقل ۱۰ هزار تومان شارژ داشته باشد. همچنین مطمئن شوید پین‌کد سیم‌کارت فعال نیست. در صورت عدم حل مشکل، یک بار دستگاه را ریست کنید.

برطرف کردن مشکل چاپ رسید کمرنگ یا سفید

اگر دستگاه برگه سفید بیرون می‌دهد، جهت رول کاغذ را اشتباه گذاشته‌اید. درب چاپگر را باز کنید و رول را بچرخانید. همچنین با یک دستمال خشک، غبار روی غلتک و هد چاپگر را تمیز نمایید. این کار کیفیت چاپ رسیدها را به شدت بهبود می‌بخشد.

مفهوم خطای ۵۷ در تراکنش‌ها

این خطا مربوط به بانک صادرکننده کارت مشتری است. خطای ۵۷ نشان می‌دهد که کارت خریدار مسدود است یا موجودی کافی ندارد. در این شرایط، دستگاه فرآیند پرداخت را متوقف می‌سازد. از مشتری بخواهید کارت دیگری را برای تسویه حساب ارائه دهد.

رعایت سقف تراکنش روزانه

طبق قوانین بانکی، هر کارت بانکی در طول روز سقف مشخصی برای خرید دارد. در حال حاضر، سقف خرید روزانه با هر کارت بانکی معادل ۵۰ میلیون تومان است. مشتریان با استفاده از کارت‌های مختلف می‌توانند خریدهای بزرگ‌تر خود را تا سقف روزانه ۲۰۰ میلیون تومان انجام دهند. آگاهی از این محدودیت‌ها جلوی سردرگمی شما و مشتریان را در زمان خریدهای گران‌قیمت می‌گیرد.